Content Management Systeme bieten zahlreiche Funktionen zum Erstellen, Verwalten und Pflegen von Websites. Ein CMS schafft Abhilfe wenn die Inhalte eines Webauftrittes oder Intranets (weiter Content) immer aktuell zu halten und häufig zu aktualisieren ist, wenn ein reibungsloser Ablauf der Zusammenarbeit zu leisten ist, sowie auch Schutz bei den Fremdzugriffen, s.g. Zugriffsverwaltung.

Der Kern von fast jedem CMS ist die Template-Technik, die Trennung von Inhalt und Layout ermöglicht und für die Präsentation des Inhalts auf Webseiten zuständig ist. Die Idee der Template-Technik besteht darin, dass die Inhalte in der Regel in Datenbanken vorgehalten werden und die Seiten, die im Browser eines Besuchers erscheinen zum Zeitpunkt des Abrufs dynamisch aus der Datenbank generiert werden. Für die Generierung eines darstellbaren HTML-Dokumentes ist ein Template zuständig, das verschiedene Elemente einer Website zusammenbaut.

Content Management selbst ist ein Prozess, dass Erstellung, effiziente Verwaltung und kontrollierte Veröffentlichung von Inhalten erlaubt. CMS ist praktisch ein Werkzeug das entsprechende Prozesse innerhalb eines Unternehmens unterstützt. Content-Management erlaubt Texte, Grafiken und andere Inhalte hinzuzufügen, zu löschen oder zu verändern ohne über dafür benötigte technische Kenntnisse verfügen zu müssen.

Laut der Studie der Berkley Universität „ How much Information“ aus dem Jahre 2005 geht hervor, dass im Jahre 2005 5 Exabyte (5 Milliarden Gigabyte) an Daten auf Film, in gedruckter Form sowie auf magnetischen Datenträgern, zumeist Festplatten, gespeichert wurden. Jedes Jahr erhöht sich diese anfallende Datenmenge um ca. 20%, sodass im Jahr 2010 eine unglaubliche Zahl von 25 Exabyte an neuen Daten gespeichert wird.

Träger dieser Evolution war und wird unter anderem die Technologie des „Web Content Management“, die es ermöglichte, Webseiten verteilt zu erstellen und auch technisch nicht versierten Menschen die Möglichkeit gab, Inhalte problemlos zu publizieren.
Aus den meisten Unternehmen ist das Internet als ein Bestandteil für Kommunikation, Zusammenarbeit, Marketing und Vertrieb nicht mehr wegzudenken. Im Gegenteil: es gewinnt immer stärker an Bedeutung.

In vielen Firmen sind Content-Management-Systeme bereits existenziell wichtig, weil die Themen wie Dokumentmanagement und Web Content Management dank dieser Technologie erweitert und miteinander verbunden werden. Eine Menge weiterer kommt noch dazu.
Inhalte und Dokumente die sonst nichts weiter als reine Daten sind gewinnen viel an Wert und können dank Technologien umfassend genutzt werden, z.B. für Abbildung eines Geschäftsprozesses.

Die Verwaltung und Nutzung der anfallenden Daten ist das große Thema was besonders Unternehmen die nächsten Jahre beschäftigen wird. Die Lösung dieses Problems wurde mit den vorhandenen Content-Management-Technologien bereits gelegt, die kommende Weiterentwicklung wird über Datenchaos oder Informationswunder entscheiden, d.h. also ob wir mit den von uns geschaffenen gigantischen Datenmengen in den nächsten Jahren klarkommen oder darin versinken.